Envoyer des invitations

Vous êtes exposant(e) sur un événement, et désirez créer des invitations email à envoyer directement via l'outil Yurplan pour inviter vos contacts à s'inscrire à l'événement ?

Envoyer des invitations mail

1. Aller dans l'onglet Invitations email de l'espace exposant
2. Cliquer sur le bouton Envoyer des invitations en haut à droite de la page (ou en milieu de page si vous créez votre première invitation email) 
3. Éditer le contenu du mail: 
   1. Nom de l'expéditeur
   2. Adresse mail de réponse
   3. Objet du mail
   4. Texte
4. Cliquer sur Sauvegarder pour passer à l'étape suivante
5. Renseigner les adresses mails des invités manuellement, ou directement via import CSV (aucun autre format n'est accepté)
6. Cliquer sur Continuer
7. Vérifier la configuration de la campagne
8. Envoyer un test de la campagne sur son adresse mail (non obligatoire)
9. Cliquer sur Confirmer pour envoyer la campagne

Il ne reste ensuite plus qu'à suivre les statistiques de réception des invitations, notamment le statut de l'invitation qui vous permettra de savoir quand l'invitation a été envoyée/ouverte/cliquée/récupérée !

Comment créer un fichier d'import au format CSV ?

Lors de la création d'invitations mails, vous avez la possibilité d' importer vos contacts destinataires via fichier CSV.

C'est une technique que nous recommandons notamment lorsque beaucoup de contacts destinataires doivent être importés sur la plateforme, et que le renseignement à la main dans le tableau de destinataires n'est plus suffisant. Néanmoins, sachez que l'import de ces contacts, même via fichier CSV, sera toujours bloqué à 500 contacts maximum.

Comment réaliser cet import ? 

1. Se connecter sur votre interface Exposant
2. Aller dans l'onglet Invitations
3. Cliquer sur Ajouter une invitation > Invitation par email
4. A l'étape Invités : sélectionner Importer vos contacts via CSV
5. Cliquer sur le lien Télécharger le fichier gabarit
6. Ouvrir le fichier gabarit via un logiciel tableur (Nous conseillons Libre Office ou Open Office
7. Uploader le fichier dans le champ prévu à cet effet sur la page Invités
8. Cliquer sur le bouton Continuer pour passer à la prochaine étape de l'envoi

Règles à respecter pour créer votre fichier CSV:

• Le tableau doit être composé de 4 colonnes: nom/prénom/email/quantité (NE PAS MODIFIER CES INTITULES)
• La présence de ces 4 colonnes est obligatoire et l'ordre doit être respecté.
• Ne laisser aucune case vide
• Le séparateur utilisé doit être un point-virgule (;). 
• Le jeu de caractères est UTF-8
• Le format est CSV

ATTENTION : une fois votre fichier enregistré au format CSV, il ne doit plus être de nouveau ouvert dans votre tableur avant l'import sur YurPlan.

Quels sont les statuts d'envoi ?

Récupéré : L'invitation a été envoyée et la personne a cliqué sur le lien pour récupérer son invitation.

Reçu : L'invitation a été envoyée, elle a bien été réceptionnée dans la boite mail du destinataire. Le destinataire a ouvert le mail d' n'a pas encore cliqué sur le lien de récupération du titre d'accès.

Non reçu : L’email n’a pas être délivré : c’est une refus de la part de la boîte mail réceptionnaire, et non un problème d'envoi de Yurplan.

Envoyée : L'invitation a bien été envoyée, mais le destinataire n'a pas encore ouvert le mail contenant le lien de récupération du titre d'accès.

Vous avez un format codes d'inscription & vous souhaitez désactiver une invitation ? 

A savoir avant de désactiver un code d'inscription ou une invitation email !

• Si l'organisateur vous a donné accès à des invitation de type Titre d'accès, alors il est impossible de désactiver ce type d'invitation.
• Une fois une invitation créée, il est absolument impossible de la supprimer, il est uniquement possible de la désactiver.
• Une fois un code ou une invitation désactivée, il est formellement impossible de les réactiver.

• De plus, l'organisateur vous a alloué un certain nombre d'invitation(s) (codes d'inscription et invitations email confondus). Désactiver une invitation n'a strictement aucun effet sur le quota d'invitations qui vous a été alloué.

  Si vous aviez un quota de dix invitations, que vous avez créé ces dix invitations, et décidez de désactiver une invitation, le quota restera de 10/10. C'est à dire que vous ne pourrez pas générer de nouvelle invitation.

Yurplan n'est en aucun cas en mesure de réactiver un code désactivé, ou de modifier votre quota d'invitations. Seul l'organisateur peut décider d'augmenter votre quota d'invitation, c'est donc lui qu'il faut contacter directement. Attention : cette décision est à sa discrétion, il n'a aucune obligation d'accéder à votre demande.

Comment désactiver une invitation ?

• Rendez-vous à votre espace exposant
• Aller à l'onglet Invitation email

• A la ligne du code à désactiver, cliquer sur les trois points verticaux de la colonne Actions > Désactiver :

  

• Cliquer le bouton violet Désactiver pour confirmer la désactivation de l'invitation :

  

Modification invitation en statut non reçue

Dans le cadre de codes d'inscription, vous pouvez éditer directement l'adresse email erronée et la renvoyer en cliquant sur les 3 petits points de la colonne Actions puis Editer.